c4.TeamsPortal
Ihr Portal zum Datenaustausch via Microsoft Teams

Integrieren Sie Stakeholder effizient und einfach in Ihre Mircosoft Teams-Struktur

Ăśbersicht

Während Sie in Microsoft Teams arbeiten, können Ihre Stakeholder einfach online einsteigen und loslegen.

Microsoft Teams ist stetig auf dem Vormarsch. Die Einbindung in die Windows- und Office-Systemlandschaft erleichtert die Implementierung zusätzlich. Um Mehrwert zu generieren, ist die Einbindung von Stakeholder in Ihre Microsoft Teams-Umgebung ein wichtiger Faktor. Mit c4.TeamsPortal haben wir die optimale Lösung für Sie geschaffen.

Ihre Vorteile
Effizienz-Boost fĂĽr Teams
Kundencockpit zum Datenaustausch
Responsive fĂĽr Mobile
Mehrsprachigkeit
Mandantenfähigkeit
DSGVO-konform
Funktionen im Ăśberblick

Dateiaustausch mit Teams

Meist haben Ihre Kunden, Partner oder Lieferanten Microsoft Teams noch nicht implementiert. Das heiĂźt, dass immer noch viele, oftmals vertrauliche, Inhalte per E-Mail gesendet werden.

Mit c4.TeamsPortal nutzen wir Ihr Microsoft Teams als Datenspeicher und setzen c4.TeamsPortal als Schnittstelle zu Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten, etc. ein. Diese müssen somit keine Programme installieren, sondern benötigen nur einen aktuellen Browser. User wissen nicht, dass Sie über Teams arbeiten. Für Sie stehen gewohnte Funktionen wie die Ordnerstruktur, Suchfunktion, Multi-Upload, sowie Dateibearbeitung und Auditierung bereit.

Sie stellen Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur VerfĂĽgung. Diese bekommen einen Online-Zugang, mit dem Sie Zugriff auf die Applikation haben.
Die Hauptfunktion besteht darin, den Datenaustausch z.B. mit Ihren Kunden einfach und effizient zu gestalten. DafĂĽr nutzen diese das c4.TeamsPortal Dashboard.

Dashboard

Sobald Sie Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verfügung stellen, können sich diese einloggen und über das Dashboard alle wichtigen Funktionen verwenden. Sie definieren, welche Funktionen Ihren Nutzern im Portal zur Verfügung stehen. Konfigurierbar sind verschiedene Kachel- und Listen-Ansichten für z.B. Online-Formulare oder Linksammlungen, diverse Textkomponenten, Kacheln für Quick-Upload via Drag & Drop, zuletzt geänderte Dokumente, etc.

Außerdem haben User direkt im Portal Zugriff auf Informationen zu den dedizierten Account Managern inklusive Kontaktinformationen und -möglichkeiten, alle Dokumente und Nachrichten, sowie diverse Einstellungsmöglichkeiten des User-Profils, der Benachrichtigungen, die Änderung des Passwortes und die Einstellung der Sprache.

Was Ihre Stakeholder in c4.TeamsPortal sehen:

Nachdem Ihre Stakeholder Zugang zum c4.TeamsPortal erhalten haben, haben diese Zugriff auf das Dashboard. Sämtliche Elemente, Ordner, Kacheln, etc. wurden von Ihnen bzw. gemeinsam mit Ihren Stakeholdern definiert.

Schon ist das Portal bereit zur Nutzung. Dateien und Informationen können ausgetauscht werden.

Um Ihnen zu verdeutlichen, wie das Pendant zum c4.TeamsPortal dann fĂĽr Ihre Mitarbeiter in MS Teams aussieht, haben Sie hier den direkten Vergleich.

Was Ihre Mitarbeiter in MS Teams sehen:

c4.TeamsPortal integriert sich als Channel z.B. mit dem Namen Portal in Ihre MS Teams Struktur. Dabei wird das Portal in die jeweiligen Teams eingegliedert.

Der Kunde/Partner/Lieferant wurde als Team 2/204 – workplace4 GmbH angelegt. Darunter finden sich die Channels Allgemein und Portal. Jedes Team bekommt automatisch den Channel Allgemein. Dieser kann zum Beispiel fĂĽr die interne Kommunikation von Mitarbeitern in Bezug auf die Firma genutzt werden. Chat-Nachrichten und Dokumente gesendet oder bearbeitet im Channel Portal sind automatisch auch fĂĽr Stakeholder ĂĽber das c4.TeamsPortal ersichtlich.

CI Branding

Um die Bindung zu Ihren Kunden und Partnern zusätzlich zu fördern, haben Sie die Möglichkeit c4.TeamsPortal in Ihrem Corporate Design zu gestalten (Logo, Farben, …). Die jeweiligen Betreuer des Mandanten werden ebenfalls als Profil angezeigt. So steht die direkte und persönliche Betreuung trotzdem im Vordergrund.

E-Mail-Benachrichtigungen

Damit alle Beteiligten immer auf dem Laufenden bleiben, gibt es verschiedene Möglichkeiten Benachrichtigungen einzustellen.

Sobald von Ihren Stakeholder eine Datei hochgeladen wurde, erhalten Sie bzw. die jeweiligen Key Account Manager per E-Mail eine Benachrichtigung. Diese E-Mail enthält Informationen zu den bearbeiteten Dateien/Ordnern, sowie Links zu diesen. Gleiches gilt für das interne Bearbeiten oder Hochladen von Dokumenten. Hier werden die Stakeholder per E-Mail über die Veränderung informiert. Diese Nachricht beinhaltet ebenfalls wieder die jeweiligen Dateien und Links.

Die Benachrichtigungen beider Seiten können individuell konfiguriert werden. Zum Beispiel sollen Stakeholder (Kunden, Partner, etc.) E-Mail-Benachrichtigungen gebündelt einmal pro Tag erhalten, während intern alle 5 Minuten anfallende Nachrichten übermittelt werden.

Außerdem können Sie mit dem konfigurierbaren E-Mail-Templates auch hier durch CI-Branding Ihre Kundenbindung stärken.

Betreuerprofile

Verschiedene Profile erlauben es, dass mehrere Betreuer (intern) einem externen User zugeordnet werden, aber auch, dass externe User mit einem Zugang zwischen zugewiesenen Profilen wechseln können. Dies kommt zur Anwendung, wenn z.B. c4.TeamsPortal im Projektmanagement eingesetzt wird. So kann der Nutzer in verschiedenen Projekten mitwirken. Dabei ermöglicht es c4.TeamsPortal schnell und einfach zwischen z.B. diesen Projekten zu wechseln.

Onboarding

Die Integration von c4.TeamsPortal in die Umgebung von Microsoft Teams gewährleistet eine nahtlose User Experience für interne User. Gleichzeitig können externe Stakeholder Daten und Informationen schnell und einfach mit Ihnen austauschen, ohne selbst Microsoft Teams zu verwenden.

Zusätzlich bieten die konfigurierbare Anbindung an Kundenverwaltungssysteme, sowie die automatische Anlage von Benutzern im Kundenportal, die Anlage von Channels in Teams und weitere Sicherheitsmerkmale wie Passwort-Wechsel-Aufforderungen und Two-Factor-Authentification optimale Voraussetzungen für Ihre Compliance-Regelungen.