c4.TeamsPortal
Ihr Portal zum Datenaustausch via Microsoft Teams

Integrieren Sie Stakeholder effizient und einfach in Ihre Microsoft Teams-Struktur

√úbersicht

Während Sie in Microsoft Teams arbeiten, können Ihre Stakeholder einfach online einsteigen und loslegen.

Microsoft Teams ist stetig auf dem Vormarsch. Die Einbindung in die Windows- und Office-Systemlandschaft erleichtert die Implementierung zus√§tzlich. Um Mehrwert zu generieren, ist die Einbindung von Stakeholdern in Ihre Microsoft Teams-Umgebung ein wichtiger Faktor. Mit c4.TeamsPortal haben wir die optimale L√∂sung f√ľr Sie geschaffen.

Ihre Vorteile
Effizienz-Boost f√ľr Teams
Kundencockpit zum Datenaustausch
Responsive f√ľr Mobile
Mehrsprachigkeit
Mandantenfähigkeit
DSGVO-konform
Funktionen im √úberblick

Dateiaustausch mit Teams

Meist haben Ihre Kunden, Partner oder Lieferanten Microsoft Teams noch nicht implementiert. Das heißt, dass immer noch viele, oftmals vertrauliche, Inhalte per E-Mail gesendet werden.

Mit c4.TeamsPortal nutzen wir Ihr Microsoft Teams als Datenspeicher und setzen c4.TeamsPortal als Schnittstelle zu Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten, etc. ein. Diese m√ľssen somit keine Programme installieren, sondern ben√∂tigen nur einen aktuellen Browser. W√§hrenddessen arbeiten Sie intern mit Microsoft Teams. Somit stehen f√ľr Sie¬†gewohnte Funktionen wie die Ordnerstruktur, Suchfunktion, Multi-Upload, sowie Dateibearbeitung und Auditierung bereit.

Sie stellen Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verf√ľgung. Diese bekommen einen Online-Zugang, mit dem sie Zugriff auf die Applikation haben.
Die Hauptfunktion besteht darin, den Datenaustausch z. B. mit Ihren Kunden einfach und effizient zu gestalten. Daf√ľr nutzen diese das c4.TeamsPortal Dashboard.

Dashboard

Sobald Sie Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verf√ľgung stellen, k√∂nnen sich diese einloggen und √ľber das Dashboard alle wichtigen Funktionen verwenden. Sie definieren, welche Funktionen Ihren Nutzern im Portal zur Verf√ľgung stehen. Konfigurierbar sind verschiedene Kachel- und Listen-Ansichten f√ľr z. B.:

  • Online-Formulare
  • Linksammlungen
  • diverse Textkomponenten
  • Kacheln f√ľr Quick-Upload via Drag & Drop
  • zuletzt ge√§nderte Dokumente, etc.

Au√üerdem haben User direkt im Portal Zugriff auf Informationen zu den dedizierten Account Managern inklusive Kontaktinformationen und -m√∂glichkeiten, allen Dokumenten und Nachrichten, sowie diversen Einstellungsm√∂glichkeiten des User-Profils, der Benachrichtigungen, den √Ąnderungen des Passwortes und Spracheinstellungen.

Was Ihre Stakeholder in c4.TeamsPortal sehen:

Nachdem Ihre Stakeholder Zugang zum c4.TeamsPortal erhalten haben, haben diese Zugriff auf das Dashboard. Sämtliche Elemente, Ordner, Kacheln, etc. wurden von Ihnen bzw. gemeinsam mit Ihren Stakeholdern definiert.

Schon ist das Portal bereit zur Nutzung. Dateien und Informationen können ausgetauscht werden.

Um Ihnen zu verdeutlichen, wie das Pendant zum c4.TeamsPortal dann f√ľr Ihre Mitarbeiter in MS Teams aussieht, haben Sie hier den direkten Vergleich.

Was Ihre Mitarbeiter in MS Teams sehen:

c4.TeamsPortal integriert sich als Channel z. B. mit dem Namen Portal in Ihre MS Teams Struktur. Dabei wird das Portal in die jeweiligen Teams eingegliedert.

Der Kunde/Partner/Lieferant wurde als Team 2/204 – workplace4 GmbH angelegt. Darunter finden sich die Channels Allgemein und Portal. Jedes Team bekommt automatisch den Channel Allgemein. Dieser kann zum Beispiel f√ľr die interne Kommunikation von Mitarbeitern in Bezug auf die Firma genutzt werden. Die gesendeten oder bearbeiteten Chat-Nachrichten und Dokumente sind im Channel¬†Portal automatisch auch f√ľr Stakeholder √ľber das c4.TeamsPortal ersichtlich.

CI Branding

Um die Bindung zu Ihren Kunden und Partnern zus√§tzlich zu f√∂rdern, haben Sie die M√∂glichkeit c4.TeamsPortal in Ihrem Corporate Design zu gestalten (Logo, Farben, …). Die jeweiligen Betreuer des Mandanten werden ebenfalls als Profil angezeigt. So steht die direkte und pers√∂nliche Betreuung trotzdem im Vordergrund.

E-Mail-Benachrichtigungen

Damit alle Beteiligten immer auf dem Laufenden bleiben, gibt es verschiedene Möglichkeiten Benachrichtigungen einzustellen.

Sobald von Ihren Stakeholder eine Datei hochgeladen wurde, erhalten Sie bzw. die jeweiligen Key Account Manager per E-Mail eine Benachrichtigung. Diese E-Mail enth√§lt Informationen zu den bearbeiteten Dateien/Ordnern, sowie Links zu diesen. Gleiches gilt f√ľr das interne Bearbeiten oder Hochladen von Dokumenten. Hier werden die Stakeholder per E-Mail √ľber die Ver√§nderung informiert. Diese Nachricht beinhaltet ebenfalls wieder die jeweiligen Dateien und Links.

Die Benachrichtigungen beider Seiten k√∂nnen individuell konfiguriert werden. Zum Beispiel sollen Stakeholder (Kunden, Partner, etc.) E-Mail-Benachrichtigungen geb√ľndelt einmal pro Tag erhalten, w√§hrend intern alle 5 Minuten anfallende Nachrichten √ľbermittelt werden.

Benachrichtigungstypen:

  • Ge√§nderte Dokumente
  • HTML-Benachrichtiungen an:
    • ALLE
    • Firma
    • Benutzer

 

Weitere Benachrichtigungen:

  • Pop-Up Dialog nach Login
  • Benachrichtigung automatisch nach X Tagen l√∂schen
  • Ge√§nderte Dokumente werden in der Ordner-Ansicht hervorgehoben

Betreuerprofile

Verschiedene Profile erlauben es, dass mehrere Betreuer (intern) einem externen User zugeordnet werden, aber auch, dass externe User mit einem Zugang zwischen zugewiesenen Profilen wechseln können. Dies kommt zur Anwendung, wenn z.B. c4.TeamsPortal im Projektmanagement eingesetzt wird. So kann der Nutzer in verschiedenen Projekten mitwirken. Dabei ermöglicht es c4.TeamsPortal schnell und einfach zwischen z. B. diesen Projekten zu wechseln.

Onboarding

Die Integration von c4.TeamsPortal in die Umgebung von Microsoft Teams gew√§hrleistet eine nahtlose User Experience f√ľr interne User. Gleichzeitig k√∂nnen externe Stakeholder Daten und Informationen schnell und einfach mit Ihnen austauschen, ohne selbst Microsoft Teams zu verwenden.

Zus√§tzlich bieten die konfigurierbare Anbindung an Kundenverwaltungssysteme, sowie die automatische Anlage von Benutzern im Kundenportal, die Anlage von Channels in Teams und weitere Sicherheitsmerkmale wie Passwort-Wechsel-Aufforderungen und Two-Factor-Authentification optimale Voraussetzungen f√ľr Ihre Compliance-Regelungen.