c4.TeamsPortal
Ihr Portal zum Datenaustausch via Microsoft Teams

Integrieren Sie Stakeholder effizient und einfach in Ihre Mircosoft Teams-Struktur

├ťbersicht

W├Ąhrend Sie in Microsoft Teams arbeiten, k├Ânnen Ihre Stakeholder einfach online einsteigen und loslegen.

Microsoft Teams ist stetig auf dem Vormarsch. Die Einbindung in die Windows- und Office-Systemlandschaft erleichtert die Implementierung zus├Ątzlich. Um Mehrwert zu generieren, ist die Einbindung von Stakeholder in Ihre Microsoft Teams-Umgebung ein wichtiger Faktor. Mit c4.TeamsPortal haben wir die optimale L├Âsung f├╝r Sie geschaffen.

Ihre Vorteile
Effizienz-Boost f├╝r Teams
Kundencockpit zum Datenaustausch
Responsive f├╝r Mobile
Mehrsprachigkeit
Mandantenf├Ąhigkeit
DSGVO-konform
Funktionen im ├ťberblick

Dateiaustausch mit Teams

Meist haben Ihre Kunden, Partner oder Lieferanten Microsoft Teams noch nicht implementiert. Das hei├čt, dass immer noch viele, oftmals vertrauliche, Inhalte per E-Mail gesendet werden.

Mit c4.TeamsPortal nutzen wir Ihr Microsoft Teams als Datenspeicher und setzen c4.TeamsPortal als Schnittstelle zu Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten, etc. ein. Diese m├╝ssen somit keine Programme installieren, sondern ben├Âtigen nur einen aktuellen Browser. User wissen nicht, dass Sie ├╝ber Teams arbeiten. F├╝r Sie stehen gewohnte Funktionen wie die Ordnerstruktur, Suchfunktion, Multi-Upload, sowie Dateibearbeitung und Auditierung bereit.

Sie stellen Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verf├╝gung. Diese bekommen einen Online-Zugang, mit dem Sie Zugriff auf die Applikation haben.
Die Hauptfunktion besteht darin, den Datenaustausch z.B. mit Ihren Kunden einfach und effizient zu gestalten. Daf├╝r nutzen diese das c4.TeamsPortal Dashboard.

Dashboard

Sobald Sie Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verf├╝gung stellen, k├Ânnen sich diese einloggen und ├╝ber das Dashboard alle wichtigen Funktionen verwenden. Sie definieren, welche Funktionen Ihren Nutzern im Portal zur Verf├╝gung stehen. Konfigurierbar sind verschiedene Kachel- und Listen-Ansichten f├╝r z.B. Online-Formulare oder Linksammlungen, diverse Textkomponenten, Kacheln f├╝r Quick-Upload via Drag & Drop, zuletzt ge├Ąnderte Dokumente, etc.

Au├čerdem haben User direkt im Portal Zugriff auf Informationen zu den dedizierten Account Managern inklusive Kontaktinformationen und -m├Âglichkeiten, alle Dokumente und Nachrichten, sowie diverse Einstellungsm├Âglichkeiten des User-Profils, der Benachrichtigungen, die ├änderung des Passwortes und die Einstellung der Sprache.

Was Ihre Stakeholder in c4.TeamsPortal sehen:

Nachdem Ihre Stakeholder Zugang zum c4.TeamsPortal erhalten haben, haben diese Zugriff auf das Dashboard. S├Ąmtliche Elemente, Ordner, Kacheln, etc. wurden von Ihnen bzw. gemeinsam mit Ihren Stakeholdern definiert.

Schon ist das Portal bereit zur Nutzung. Dateien und Informationen k├Ânnen ausgetauscht werden.

Um Ihnen zu verdeutlichen, wie das Pendant zum c4.TeamsPortal dann f├╝r Ihre Mitarbeiter in MS Teams aussieht, haben Sie hier den direkten Vergleich.

Was Ihre Mitarbeiter in MS Teams sehen:

c4.TeamsPortal integriert sich als Channel z.B. mit dem Namen Portal in Ihre MS Teams Struktur. Dabei wird das Portal in die jeweiligen Teams eingegliedert.

Der Kunde/Partner/Lieferant wurde als Team 2/204 – workplace4 GmbH angelegt. Darunter finden sich die Channels Allgemein und Portal. Jedes Team bekommt automatisch den Channel Allgemein. Dieser kann zum Beispiel f├╝r die interne Kommunikation von Mitarbeitern in Bezug auf die Firma genutzt werden. Chat-Nachrichten und Dokumente gesendet oder bearbeitet im Channel Portal sind automatisch auch f├╝r Stakeholder ├╝ber das c4.TeamsPortal ersichtlich.

CI Branding

Um die Bindung zu Ihren Kunden und Partnern zus├Ątzlich zu f├Ârdern, haben Sie die M├Âglichkeit c4.TeamsPortal in Ihrem Corporate Design zu gestalten (Logo, Farben, …). Die jeweiligen Betreuer des Mandanten werden ebenfalls als Profil angezeigt. So steht die direkte und pers├Ânliche Betreuung trotzdem im Vordergrund.

E-Mail-Benachrichtigungen

Damit alle Beteiligten immer auf dem Laufenden bleiben, gibt es verschiedene M├Âglichkeiten Benachrichtigungen einzustellen.

Sobald von Ihren Stakeholder eine Datei hochgeladen wurde, erhalten Sie bzw. die jeweiligen Key Account Manager per E-Mail eine Benachrichtigung. Diese E-Mail enth├Ąlt Informationen zu den bearbeiteten Dateien/Ordnern, sowie Links zu diesen. Gleiches gilt f├╝r das interne Bearbeiten oder Hochladen von Dokumenten. Hier werden die Stakeholder per E-Mail ├╝ber die Ver├Ąnderung informiert. Diese Nachricht beinhaltet ebenfalls wieder die jeweiligen Dateien und Links.

Die Benachrichtigungen beider Seiten k├Ânnen individuell konfiguriert werden. Zum Beispiel sollen Stakeholder (Kunden, Partner, etc.) E-Mail-Benachrichtigungen geb├╝ndelt einmal pro Tag erhalten, w├Ąhrend intern alle 5 Minuten anfallende Nachrichten ├╝bermittelt werden.

Benachrichtigungstypen:

  • Ge├Ąnderte Dokumente
  • HTML-Benachrichtiungen an:
    • ALLE
    • Firma
    • Benutzer

 

Weitere Benachrichtigungen:

  • Pop-Up Dialog nach Login
  • Benachrichtigung automatisch nach X Tagen l├Âschen
  • Ge├Ąnderte Dokumente werden in der Ordner-Ansicht hervorgehoben

Betreuerprofile

Verschiedene Profile erlauben es, dass mehrere Betreuer (intern) einem externen User zugeordnet werden, aber auch, dass externe User mit einem Zugang zwischen zugewiesenen Profilen wechseln k├Ânnen. Dies kommt zur Anwendung, wenn z.B. c4.TeamsPortal im Projektmanagement eingesetzt wird. So kann der Nutzer in verschiedenen Projekten mitwirken. Dabei erm├Âglicht es c4.TeamsPortal schnell und einfach zwischen z.B. diesen Projekten zu wechseln.

Onboarding

Die Integration von c4.TeamsPortal in die Umgebung von Microsoft Teams gew├Ąhrleistet eine nahtlose User Experience f├╝r interne User. Gleichzeitig k├Ânnen externe Stakeholder Daten und Informationen schnell und einfach mit Ihnen austauschen, ohne selbst Microsoft Teams zu verwenden.

Zus├Ątzlich bieten die konfigurierbare Anbindung an Kundenverwaltungssysteme, sowie die automatische Anlage von Benutzern im Kundenportal, die Anlage von Channels in Teams und weitere Sicherheitsmerkmale wie Passwort-Wechsel-Aufforderungen und Two-Factor-Authentification optimale Voraussetzungen f├╝r Ihre Compliance-Regelungen.